5 CRM tips voor tijdens de zomervakantie

De zomervakantie is bij veel organisaties een rustigere tijd. Nu heb je tijd om klusjes op te pakken waar je normaal gesproken, in de dagelijkse hectiek niet aan toekomt. Het perfecte moment om ook de stofdoek eens door je CRM te halen. Vandaar vijf tips om het CRM op te schonen en je voor te bereiden op het drukke laatste kwartaal.

Tip 1: Dubbele gegevens opschonen

Dubbele gegevens zorgen niet alleen voor inefficiëntie tijdens je werkzaamheden, maar kunnen ook je klanttevredenheid beïnvloeden. Het opschonen van dubbele gegevens is niet het meest leuke klusje, maar wel buitengewoon belangrijk.

Zo’n grote schoonmaak hoeft niet bij één persoon te liggen. Betrek de hele organisatie bij dit klusje, daarmee creëer je direct bewustwording om het CRM in het dagelijkse gebruik ook goed bij te houden.

Heb je een dubbele relatie gevonden? Dan is de eerste stap het bewaren van de historie (activiteiten) bij deze dubbele relatie. Zorg ervoor dat je alle activiteiten aan de te bewaren relatie koppelt. Op deze manier verlies je geen belangrijke bedrijfsdata.

De tweede stap is het daadwerkelijk verwijderen van de relatie. Mocht je hiervoor geen rechten hebben, maak dan een werkafspraak met de beheerder van je CRM. Door bijvoorbeeld het woordje ‘verwijderen’ in het achternaam veld te plaatsen, is het voor de beheerder direct duidelijk welke relaties verwijderd moeten worden.

Tip 2: Actualiseren standaard gegevens

Om je dagelijkse werkzaamheden makkelijker en efficiënter te maken bevat je CRM waarschijnlijk veel standaard data. Het is goed om eens na te gaan of deze standaarden nog actueel zijn. Denk aan de volgende zaken:

• Waarden in keuzelijsten
• Word of e-mail sjablonen
• Standaard e-mail teksten
• Standaard documenten

Betrek ook hier je collega’s van de de verschillende afdelingen. De support afdeling kan het beste haar eigen e-mail teksten evalueren, net zoals de sales afdeling haar sjablonen controleert.

Tip 3: Output evalueren

Welke stuurinformatie gebruik je nu? We zien vaak dat organisaties bij het in gebruik nemen van het CRM met een bepaalde rapportage starten en hier in de loop van de tijd niet meer van afwijken. Wellicht geeft een andere rapportage je wel nieuwe inzichten. Wijk daarom eens af van de standaard rapportage.

Voor rapportages in CRM Online kan je gebruik maken van:

• Standaard rapportages
• Dashboards
• Weergaven

Vooral de weergaven bieden je de mogelijkheid om zelf te bepalen welke gegevens je selecteert en welke data in je kolommen moeten worden getoond. Als je nu een goede weergave opzet en deze deelt met je collega’s, kan je deze direct gebruiken tijdens het eerste sales overleg na de vakantie.

Mocht je bij het opzetten van een weergave tegen vragen aanlopen, stel deze dan op de CRM community. Wij helpen je graag verder.

Tip 4: Voorbereiding op het 4e kwartaal

Je hebt vast een overzicht welke klanten je allemaal gesproken hebt de afgelopen maanden. Maak ook eens een overzicht wie je nog niet gesproken hebt de laatste tijd. Maak vast een taak aan voor het 4e kwartaal om bepaalde relaties te bellen of te bezoeken.

Daarnaast kun je gebruik maken van de weergaven voor het maken van bepaalde selecties. De campagne functionaliteit biedt hierbij ook uitkomst, omdat je gebruik kan maken van bulkacties. Zo zet je direct een aantal activiteiten op de planning.

Tip 5: Tijd voor iets nieuws

De zomerperiode is ook een uitstekend moment om nieuwe ideeën uit te werken. Overweeg nieuwe processen of verbeter je bestaande processen. Bedenk wat er nodig is om meer nieuwe leads te genereren, je mailing te professionaliseren, de support aanvragen te stroomlijnen of efficiënter je facturen te versturen.

Voor dit soort vraagstukken is het fijn om af en toe je ideeën op een ander los te laten en samen te sparren naar een, voor jouw organisatie, goed proces. Stel je vraag daarom op de community dan maak je deze zomer ook nog kans op een gratis coaching of training. Meer weten? Bekijk de voorwaarden op de CRM Community.