Hoe Spam voorkomen bij het mailen

Mails en mailings versturen wordt moeilijker. Steeds vaker worden mails door de uitgaande of ontvangende spamfilter tegengehouden. Het aantal geblokkeerde mailings stijgt voornamelijk doordat de mailingregels steeds duidelijker worden afgedwongen door de spamfilter en mails sneller een hogere spamscore krijgen. Hoe kan je voorkomen dat je een spam mail verstuurd?

Omdat we veel van dit soort vragen krijgen, hebben we een drietal artikelen geschreven om antwoord te geven op al deze vragen, waarvan dit de derde in de reeks is. Lees ook de andere twee artikelen:

• De meestgestelde vragen over spam
• Een mailing sturen en de AVG – de meestgestelde vragen

Spam score e-mail

Wat is een spam score?

De spamscore wordt door spamfilters gegeven aan een e-mail. Zowel de uitgaande als de ontvangende spamfilter geeft een score aan de mail. Het scoresysteem analyseert verschillende punten in de mail. Het gaat hier o.a. om de e-mailheader en de body van de e-mail. Uiteindelijk komt er een bepaalde score uit, de spam score.

Afhankelijk van de hoogte van de spam score wordt de mail geblokkeerd of niet. Bij welke score een mail wordt geblokkeerd is afhankelijk van de leverancier van je spamfilter. Vaak wordt een score vanaf 5 als spam gemarkeerd.

Voorkom een hoge spam score

Er zijn een aantal regels die je kan hanteren om te voorkomen dat jouw mail als spam wordt gezien:

• Stuur alleen gepersonaliseerde mails. Hierdoor zijn alle verstuurde mails uniek, niet-gepersonaliseerde mails zijn identiek aan elkaar, wat zou kunnen leiden tot een hogere score.
• Gebruik geen hoofdletters, leestekens of typische spam woorden (gratis, free, win, euro, €, $, sex, …) in de onderwerpregel van de mail.
• Zorg voor een goede onderwerpregel. Deze mogen niet te lang zijn (niet langer dan 45 tekens).
• Maak geen overtollig gebruik van uitroeptekens, leestekens in het algemeen, hoofdletters en witregels in de tekst van de email.
• Gebruik niet te veel verschillende kleuren, lettertypes of lettergroottes.
• Let op de verhouding afbeelding/tekst. Zorg dat er meer tekst voorkomt in de mail dan afbeeldingen. Een mail met alleen afbeeldingen wordt gezien als spam.
• Wees terughoudend met een overdadig gebruik van html. De mail oogt uiteraard mooier met een logo of een briefhoofd in html, maar hoe meer html de mail bevat, hoe hoger de spam score komt te liggen.
• Zorg voor de juiste html opmaak, bijvoorbeeld het correct afsluiten van html-tags.
• Voeg niet te veel uitgaande URL’s toe aan de mail. Dit zorgt voor een hogere spam score.
• Zorg ervoor dat de URL’s werken en voeg geen URL’s met IP adressen toe.
• Voeg geen script/code toe in de mail.
• Stuur geen grote aantallen mails in 1 campagne (> 10.000 mails).

Sta je op het punt een mailing de deur uit te doen en twijfel je door het lezen van dit blog over de score van de mailing? Check dan de spam score van je mail via de spam score checker.

E-mail reputatie

Of jouw mail wel of niet in de inbox van de ontvanger terecht komt is ook afhankelijk van je e-mail reputatie, zoals eerder besproken in het artikel ‘Spam, de meestgestelde vragen’.

Je e-mail reputatie is afhankelijk van een aantal factoren:

• het bounce percentage van je mail. Zorg ervoor dat je de bouncers bij werkt in je mailinglijst en deze personen niet blijft mailen.
• de relevantie. Hoe relevant vinden de ontvangers je e-mail? Ongeopende mail wordt als niet relevant gezien en kan je spam score beïnvloeden.
• aantal mailings. Hoe vaak verstuur je een mailing? Zorg ervoor dat het aantal mailings consequent is.

AVG en e-mail

De AVG is een reden waarom er steeds serieuzer met Spam wordt omgegaan. Sinds de ingang van de AVG is het belangrijk toestemming te hebben om e-mails te mogen sturen. Als veel van je ontvangers melden dat het spam berichten betreft heeft dat uiteindelijk ook een negatief effect op het bepalen van de spamscore van je toekomstige mail’s. 

Waar je precies op moet letten bij het versturen van mail en de AVG kan je nalezen in het artikel ‘Een mailing versturen en de AVG – de meestgestelde vragen.

HTML opmaak in PerfectView

Tot slot nog een laatste tip met betrekking tot het gebruik van html in PerfectView CRM Online. Maak voor het opmaken van de html altijd gebruik van een html editor. Hiervan zijn er online verschillende te vinden. Wees verder terughoudend met het gebruik van html converters. Converters zorgen vaak voor onnodige html wat voor een hogere spam score kan zorgen. Ook het opmaken van de tekst in Word en deze opslaan als html adviseren we niet. Word zorgt voor onnodige html wat de spam score negatief kan beïnvloeden.