Een mailing versturen en de AVG – meestgestelde vragen

Vorig jaar zorgde de invoering van de AVG of GDPR wetgeving voor veel onrust bij bedrijven. Het was niet altijd duidelijk wat je als organisatie moest doen. Een jaar later merken we dat de AVG in combinatie met CRM nog steeds veel vragen oproept. Met name over het versturen van een mailing. Deze maand is het een jaar geleden dat de AVG wetgeving werd ingevoerd. Een mooie gelegenheid om de meestgestelde vragen rondom het versturen van een mailing en de AVG eens op papier te zetten.

Mailinglijst en AVG

“Ik heb al een mailinglijst. Moet ik nu een opnieuw een mailing versturen met de vraag of ik informatie mag blijven versturen?”

Wanneer je persoonsgegevens van je klanten verzameld voor direct marketing dan heb je altijd toestemming nodig. De vraag is dus, of je deze toestemming hebt en eventueel kan tonen aan de Autoriteit Persoonsgegevens in het geval van een controle.

Dit geldt ook voor oude mailinglijsten die je voor de aanvang van de AVG al had samengesteld. Als je kan aantonen dat de personen op de lijst toestemming hebben gegeven, dan is dat voldoende en hoef je niet nogmaals toestemming te vragen.

Bij twijfel adviseer ik je alsnog toestemming te vragen. Natuurlijk is de kans aanwezig dat niet iedereen in je mailinglijst alsnog toestemming geeft. Je mailinglijst zal hierdoor een stuk kleiner worden dan voorheen. Zie dit niet alleen als een verlies, maar juist als een manier van het opschonen van je mailinglijst. De AVG biedt je daarin ook weer kansen. Je mailinglijst bevat personen die actueel geïnteresseerd zijn in je producten of diensten.

Houdt er bij het sturen van een ’toestemming mailing’ rekening mee dat het niet voldoende is om de insteek te maken ‘geen reactie is automatisch toestemming’. De ontvanger van je mailing moet expliciet toestemming hebben gegeven voor jouw mailinglijst. Zorg er dus voor dat je niet alleen de opt-outs bijwerkt voor de relatie die geen mailing willen ontvangen, maar ook voor de relaties die niet hebben gereageerd.

Mailing zonder toestemming

‘Mag ik personen die zich hebben ingeschreven voor mailing A ook mailing B sturen?’

Ook deze vraag hangt samen met het geven van toestemming door de ontvanger van de mailing. Wanneer deze persoon ooit toestemming heeft gegeven voor alleen mailing A, dan mag je hem volgens de AVG niet ook mailing B versturen.

Echter, dit is niet zo zwart/wit als hierboven beschreven. Het gaat om het doel van je mailing en waarom iemand zich voor de mailing heeft ingeschreven. Door gebruik te maken van een brede formulering van de toestemming kan je alsnog een zo breed mogelijke doelgroep benaderen.

Zo zou een leverancier van elektronische apparaten toestemming kunnen vragen voor het versturen van een mailing over witgoed. Hij kan dan zowel de mailinglijst ‘koelkasten’ als ‘wasmachines’ gebruiken voor reclame doeleinde. Of een software leverancier, deze kan dezelfde mailinglijst gebruiken voor informatie omtrent de updates van het systeem en voor het gebruik van het systeem zelf.

Mailinglijsten kopen

‘Ik wil een mailinglijst kopen, mag dit nog volgens de AVG?’

Het korte antwoord is ‘ja, dat mag’.

De leverancier van dergelijke mailinglijsten heeft echter wel de plicht expliciet toestemming te vragen voor het gebruik van de persoonsgegevens voor commerciële doeleinde. De persoon op de lijst moet er dus mee instemmen dat zijn gegevens worden doorverkocht. Vraag dus altijd om bewijs van toestemming bij het aankopen van een mailinglijst. Je bent namelijk medeverantwoordelijk voor het onrechtmatiggebruik van de aangekochte adressen.

Mailinglijst in MailChimp

‘Mag ik mijn mailinglijst in MailChimp importeren in mijn CRM?’

Er vanuitgaande dat je toestemming hebt voor het gebruik van de gegevens, is ook dit geen probleem. De grens voor het importeren ligt bij de vraag waar je de gegevens voor gaat gebruiken. Het mag niet afwijken van het originele doel waarmee je de gegevens verzameld hebt.

Bewaren persoonsgegevens

‘Mag ik de persoonsgegevens bewaren als iemand zich heeft uitgeschreven voor mijn mailinglijst?’

Je mag persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. In de AVG staat geen concrete bewaartermijn vermeld. Als organisatie bepaal je zelf hoe lang jullie persoonsgegevens opslaan, houdt daarbij in de gaten met welk doel je de gegevens bewaard.

Als een persoon zich heeft uitgeschreven voor je mailinglijst, betekent dit niet meteen dat de persoonsgegevens ook moeten worden verwijderd. Het kan zijn dat je deze gegevens nog nodig hebt voor andere doeleinden zoals het onderhouden van lopende contracten.

Een uitschrijving betekent wel dat je geen mailing meer mag versturen. Zorg er dus voor dat je de opt-out van persoon altijd tijdig bijwerkt in je mailinglijst.

Wanneer een persoon contact met je opneemt omdat hij zijn gegevens verwijderd wil hebben, dan ben je wettelijk verplicht daaraan te voldoen.

AVG en CRM

Het versturen van de mailing volgens de AVG wetgeving draait dus vooral om het onderwerp ’toestemming’. Je CRM systeem helpt je bij het correct registreren van de toestemming voor het versturen van een mailing en het samenstellen van je mailinglijst. Ook de opt-outs worden vaak direct automatisch bijgewerkt. Daarnaast helpt het CRM systeem je ook wanneer een persoon vraagt zijn persoonsgegevens te verwijderen. Voor een volledige lijst met voordelen die CRM je biedt om te voldoen aan de AVG adviseer ik je het blog ‘ is CRM de oplossing voor AVG compliance‘ door te lezen.

Ik hoop dat dit artikel jouw meest gestelde vragen rondom een mailing en de AVG beantwoord. Heb je nog andere vragen over dit onderwerp die ik hier niet heb benoemt, laat het mij dan weten op de CRM Community.

Verstuur je geregeld mailings? Je wil natuurlijk niet dat jouw mailing in de Spam van je ontvanger terecht komt. Lees daarom ook de blogs De meestgestelde vragen over SPAM en Hoe Spam voorkomen bij het mailen eens door.