Mobiel werken

Anyplace, anywhere, anytime.

We zijn tegenwoordig allemaal druk bezette mensen, zowel privé als zakelijk. We proberen allemaal onze tijd zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Persoonlijk gebeurt het me geregeld dat ik tussen 2 afspraken in verschillende zaken bijwerk. Zoals het aanvullen van notities, het terugbellen van een klant of het bijwerken van een offerte. Voorbeelden zijn er genoeg. Om elke minuut uit te buiten, ontkom ik niet aan mobiel en flexibel werken.

Mobiel werken klinkt misschien eenvoudig. Met een telefoon en een laptop kom je immers een heel eind. Maar dit is niet altijd voldoende, en uit de dagelijkse praktijk blijkt dat veel mensen hier vragen over hebben.

Dit blog gaat in op de vitale onderdelen in het mobiele werken. Namelijk een goede strategie, goede communicatie en goed gereedschap.

Ik nodig je uit om mee te praten en jouw ervaringen te delen.

Goede strategie en communicatie

Een goede proces- en communicatiestrategie binnen je bedrijf of afdeling is essentieel om, terwijl je drukbezet bent, er toch te zijn voor je klant!

Processtrategie

Is het zo efficiënt mogelijk werken je doel? Bekijk je bedrijfsprocessen dan eens goed. Door je processen te herkennen, te stroomlijnen en vast te leggen behaal je uiteindelijk efficiency. Zo komen knelpunten snel ‘boven tafel’ en waarborg je de processen door middel van het vastleggen daarvan. Een andere bijkomstigheid is dat alle medewerkers dezelfde werkwijze hanteren en er een gemakkelijke overdracht kan plaatsvinden tussen collega’s.

Door je processtrategie vast te leggen zorg je er tevens voor dat je KPI’s duidelijk zijn en kunnen worden gemonitord en behaalt. Dit is niet alleen efficiënt werken, maar ook winstgevend werken. Daarnaast zou je zelfs repeterende handelingen kunnen automatiseren met behulp van koppelingen tussen systemen of met applicaties zoals Microsoft Flow. Over efficiënt gesproken!

Communicatiestrategie

Leg ook de (mobiele) communicatielijnen vast als proces. Denk daarbij aan zaken zoals:

• Bereikbaarheid d.m.v één telefoonnummer. Je communiceert, ook vanaf je mobiele telefoon, altijd met het telefoonnummer van je afdeling of bedrijf. Efficiënt: als je relatie terugbelt wanneer je niet bereikbaar bent wordt deze altijd opgevangen door de backoffice
• Software
  • Productiviteit- en servicesoftware. Voor bijvoorbeeld je e-mail en het opslaan en delen (lees: samenwerken) van documenten. Of voor het maken van presentaties, documenten en spreadsheets. Denk hierbij verder aan videobellen en chat functies voor snelle en directie communicatie.
  • CRM. Belangrijk hierin is dat het CRM bereikbaar is via een app en de webbrowser. Op deze manier kan je eenvoudig relatiegegevens up-to-date houden en contactmomenten en afspraken vastleggen.
  • ERP. Natuurlijk voor het faciliteren van ondersteunende bedrijfsprocessen en het beheren van resources. Maar ook voor je projectmanagent en administratie.

Voor de interne communicatie zijn CRM systemen een vitaal onderdeel. De communicatie is transparant en uniform. De afspraken zijn gemakkelijk terug te vinden net zoals de digitale documenten en agenda’s. Met ondersteuning vanuit de cloud heb je alles direct bij de hand, ongeacht de locatie waar je je bevind.

Goed gereedschap

Of je nu bij een klant een paar minuten hebt, of in de auto op een parkeerplaats staat, of een (weg)restaurant hebt opgezocht: dit moet je vertrouwde werkplek zijn! De eerder genoemde (mobiele) telefoon en laptop zijn natuurlijk essentiële onderdelen om van iedere willekeurige plek, jouw werkplek te maken. Maar heb je er weleens bij stil gestaan om zowel je telefoon als je laptop optimaal in te richten voor het mobiele werken? Denk hierbij aan:

• Een hotspot op je telefoon. Ook wanneer je even niet binnen het bereik van een wifi netwerk bent, kan je eenvoudig via 4G een internetverbinding tot stand brengen. Perfect dus voor rustpauze op een parkeerplaats.
• Verschillende Apps op je telefoon. Dit kunnen er verschillende zijn, afhankelijk van het type werk dat je doet. Onmisbaar is natuurlijk de app van je CRM systeem, zodat je snel contactinformatie kan raadplegen, of direct je klant kan bellen. Of misschien een app die in verbinding staat met jullie telefonienetwerk. Hiermee kan je even snel met een collega chatten of een intern telefoontje plegen.

• Cloud-applicaties. Door gebruik te maken van cloud applicaties in plaats van een lokaal programma, raadpleeg en deel je snel bestanden, e-mail, taken, relaties, offertes en facturen
• VPN-verbinding. Veilig het internet op zonder dat andere met je kunnen meekijken. Dat is altijd belangrijk en zeker iets waar je op moet letten als je mobiel werkt. Via een VPN verbinding kan je via een publieke verbinding toch veilig het internet op. Een bijkomende voordeel is dat je altijd bestanden op kantoor kan raadplegen en delen met collega’s.

Mijn werkplek

Hoe pas je mijn adviezen nu toe in de werkelijkheid? Om je te laten zien hoe je dit in deze tips in de dagelijks praktijk kan toepassen, neem ik je mee naar mijn werkplek. Mijn werkplek draait om mijn mobiele telefoon en laptop, net zoals waarschijnlijk die van jou.

Vaste telefoon

Op mijn vaste toestel op mijn werkplek log ik in met mijn interne nummer. Mijn headset koppel ik met het basisstation dat met het toestel is verbonden, zodat ik bij een telefoongesprek beide handen vrij heb. Via de HIPPER app (zie hieronder) stel ik de koppeling tussen mijn mobiele telefoon en vaste telefoontoestel in. Wanneer ik op mijn 06-nummer wordt gebeld komt het gesprek ook op mijn vaste toestel binnen.

Apps op de telefoon

Ik heb verschillende apps geïnstalleerd om volledig mobiel te kunnen werken, voorbeelden hiervan zijn:

• HIPPER – in de app voor onze cloud-based telefooncentrale stel ik een aantal parameters in, zoals het telefoon nummer voor uitgaande gesprekken. Daarnaast kan ik via de app aangeven of ik bereikbaar ben of niet.
• Topdesk. Voor de registratie en het raadplegen van servicecalls en projecten.
• PerfectView CRM. Voor relatiebeheer activiteiten, zoals verkoopkansen bijhouden of aantekeningen toevoegen.
• Skype. Om video- of chatgesprekken met mijn collega(‘s) te kunnen voeren.

Laptop

• Mijn laptop koppel ik met het Wifi-hotspot van de werkplek waar ik ben of met die van mijn mobiele telefoon, voor een veilige internetverbinding maak ik eventueel een VPN met kantoor.
• Mijn laptop wordt door middel van een docking station gekoppeld met 2 beeldschermen, toetsenbord en muis.

Koppelingen

Naast bovenstaande oplossing maken we veel gebruik van koppeling tussen verschillende systemen. Door diverse veelvoorkomende handelingen te automatiseren werken we een stuk efficiënter. Je kan hierbij denken aan een koppeling tussen Topdesk en AFAS. Door het afmelden van servicecalls en projecten In Topdesk wordt er automatisch in AFAS gefactureerd. Maar ook door via HIPIN een koppeling in te schakelen tussen de computer en ons CRM. Wanneer een klant of prospect belt opent de klantkaart direct binnen PerfectView in mijn browser

Door het uitwerken en vastleggen van een goede strategie, een goede communicatie en het gebruik van goed gereedschap, ben ik overal in staat onze klanten altijd optimaal van dienst te zijn: anyplace, anywhere, anytime! 

 

Wil je reageren op dit artikel? Dat kan via de CRM Community. Deel jouw ervaringen op het gebied van CRM en alles wat er mee te maken heeft.