De kick-off als vliegende start van je project

Zodra de keuze voor een CRM pakket is gemaakt kan de implementatie beginnen. Om CRM echt voor de hele organisatie te laten werken is het belangrijk om de verschillende afdelingen (sales, marketing, operations, support etc.) bij de implementatie te betrekken. Dit om te voorkomen dat CRM het feestje van sales of één andere specifieke afdeling wordt. In een eerder artikel benoemde ik al dat het selecteren van een goed projectteam een voorwaarde is om je implementatie te laten slagen. Als je eenmaal een goed projectteam geselecteerd hebt, hoe begin je dan?

De interactieve kick-off meeting

Je ziet vaak dat projecten worden afgetrapt met een meeting waarin het hele projectteam bij elkaar komt. Om het projectdoel te behalen moeten er veel verschillende acties worden uitgevoerd door verschillende mensen. Enkel door deze mensen te laten samenwerken zullen deze doelen behaald worden. Het is dus belangrijk dat de juiste mensen elkaar weten te vinden. Om hiervoor te zorgen is de kick-off meeting een mooi eerste moment om iedereen met elkaar kennis te laten maken.

Wat is het projectdoel?

Deze vraag moet mijns inziens centraal staan tijdens de kick-off meeting. Gebruik de kick-off meeting daarom om samen te bepalen wanneer jullie project een succes is. Hang een aantal flipover vellen op en laat iedereen hierop de doelstelling(en) opschrijven. Bespreek deze daarna gezamenlijk. Zo weet je zeker dat je commitment hebt voor het bereiken van deze doelen.

Welke uitdagingen zijn er om het doel te bereiken?

Binnen elk project lopen er zaken anders dan gepland. Hoe mooi zou het zijn als je vooraf al weet welke mogelijke risico’s er zijn? Stel er is een afdeling waar de mensen heel sceptisch zijn ten opzichte van het nieuwe systeem. Dit weet je natuurlijk graag vooraf zodat je hier rekening me kunt houden. Niemand die dit zo goed weet als de businessowner van die specifieke afdeling.

Om achter deze informatie te komen kun je tijdens de kick-off de groep bijvoorbeeld in twee groepen delen. Geef elke groep een flipover vel en stiften en geef de opdracht mee om een top 5 van projectuitdagingen op te stellen. Laat de groepen de flipovers vervolgens uitwisselen zodat ze per uitdaging die de andere groep heeft benoemd, een mogelijke maatregel kunnen benoemen. Zo heb je aan het einde van de sessie niet alleen mogelijke risico’s maar ook juiste oplossingen hiervoor.

Welke acties moeten er genomen worden om dat doel te bereiken?

Neem de key-users mee in de te nemen acties om te komen tot een succesvol geïmplementeerd systeem. Soms kan dit al tijdens de eerste afspraak maar je kunt er ook voor kiezen om de kick-off op te delen in twee verschillende afspraken. Zorg ervoor dat voor iedereen duidelijk is wat er van wie verwacht wordt.

Maak er een leuk moment van!

Voor de projectmedewerkers is deelname aan het project vaak iets wat ze naast hun dagelijkse werkzaamheden erbij doen. Dit mag dus best leuk zijn. Wat ik zelf erg leuk vindt is om een spelelement op te nemen in de sessie. Je kunt tijdens een spel op een leuke manier toetsen wat mensen allemaal al weten over CRM. Door naast vragen te stellen ook de juiste antwoorden te geven kun je mensen uiteindelijk ook van informatie voorzien. Een tool die ik hier zelf graag voor inzet is Kahoot. Middels deze tool kun je via je laptop de vragen tonen op een scherm en ondertussen kunnen de deelnemers op hun eigen mobiel de vragen beantwoorden. Zodra iedereen een vraag beantwoord heeft verschijnt het definitieve antwoord op het scherm.

Proost gezamenlijk op de gemaakte afspraken

Sluit de kick-off afspraak altijd af met een gezamenlijke lunch of borrel en zorg ervoor dat alles wat besproken is als naslagwerk aan de deelnemers wordt aangeleverd. En dan kan je project echt beginnen!

Wat is jouw ervaring met het organiseren van of het deelnemen aan kick-off sessies? Ken jij de tool Kahoot al? En heb jezelf wellicht nog andere leuke ideeën om de kick-off afspraak interactief te maken? Ik ben heel benieuwd. Laat het me weten via de reacties.

Wil je reageren op dit artikel? Dat kan via de CRM Community. Deel jouw ervaringen op het gebied van CRM en alles wat er mee te maken heeft.