De 5 x W methode

Hoe vlieg je een nieuwe implementatie aan als consultant of proceseigenaar? Ik stelde deze vraag aan mijn collega Ronald Akkerman en al snel kwamen we op de 5 W methode. ‘Wie, Wat, Wanneer, Waar, Waarom’. Door het toepassen van de 5  x W methode analyseer je vanuit een bedrijfskundig aspect welke (CRM) oplossing het beste past bij jouw organisatie. Op deze manier bereik je uiteindelijk sneller en beter je doel.

Lopende Knowledge base

Ronald is business consultant en werkt inmiddels 20 jaar bij PerfectView. Ik noemde hem laatst onze ‘lopende knowledge base’. Persoonlijk vind ik dit een hele eervolle titel, ik hoop Ronald zelf ook. Heb jij ook zo’n collega bij wie je altijd terecht kan met een vraagstuk waar je mee zit? Ronald is onze vraagbaak. Of het nu gaat om een vraag over het huidige systeem, een oude applicatie of vraagstukken met betrekking tot bedrijfsprocessen. Het maakt niet uit, Ronald heeft altijd wel een oplossing. Hij helpt je om je gedachten op een rijtje te krijgen waardoor je in oplossingen gaat denken in plaats van problemen. De vraag ‘hoe vlieg je een nieuwe implementatie aan’, kan hij als bedrijfskundig consultant dan ook perfect beantwoorden.

De 5 x W methode

Waarom de 5 x W methode? Het is belangrijk dat je als organisatie antwoord kan geven op deze vragen. Op deze manier weet je zeker dat je overal over nagedacht hebt.

• Wie  – Ken je gebruikers. Wie gaat er met CRM aan de slag? Doordat je beter inzicht in je gebruikers hebt kun je ze een waardevolle oplossing bieden.
• Wat  – Wat doet je organisatie? Wat is je doel? Wat wil je bereiken?
• Wanneer  – Wanneer moet CRM geïmplementeerd worden?
• Waar  – Waar wordt gebruik gemaakt van het CRM? Zijn er meerdere locaties?
• Waarom  – Waarom doe je iets?

Vooral de ‘wat’ en ‘waarom’ vragen zijn belangrijk om te stellen. Je gaat hiermee terug naar het doel van de organisatie. Wat wil je bereiken en waarom doe je bepaalde dingen? Daarvandaan kijk je hoe je CRM oplossing daar binnen past. De vraag ‘hoe’ is dus ook belangrijk om te stellen. ‘Hoe’ hoort ook in de 5 x W methode thuis, maar deze moet pas gesteld worden als je de ‘wat’ en ‘waarom’ hebt beantwoord.

Schoenmaker blijf bij je leest

Het zou best zo kunnen zijn dat blijkt dat de technische oplossing niet toereikend is, wanneer je antwoord hebt gegeven op alle vragen. Je kan dan terugvallen op maatwerk, maar dat is bedrijfskundig niet altijd de beste oplossing. Misschien is het wel verstandiger om gebruik te maken van meerdere systemen die met elkaar praten door middel van een koppeling, dan krampachtig te proberen alles in één applicatie te bouwen. Past hetgeen je nodig hebt wel in CRM? Is dit de optimale oplossing?

Denk bijvoorbeeld aan evenementen organiseren, mailingen sturen of financiële vraagstukken. Horen deze thuis in het CRM? Misschien is het antwoord ‘nee’ op deze vraag en is een koppeling tussen de systemen een oplossing. Maak daarin de verstandige keuze.

De grootste ‘take away’ van mijn gesprek met Ronald is ‘bekijk het bedrijfskundig en zoek niet direct een technische oplossing’. CRM raakt de hele organisatie. Beantwoord dus de ‘waarom’ en ‘wat’ vraag en kijk daarna pas naar het ‘hoe’.

Dank je wel Ronald voor deze waardevolle tip!

Wil je reageren op dit artikel? Dat kan via de CRM Community. Deel jouw ervaringen op het gebied van CRM en alles wat er mee te maken heeft.